Durante quatro anos, o ator Hugh Grant contratou um falso agente de talentos chamado “James Howe Ealy” para cuidar de seus negócios. Na verdade, era apenas o próprio Grant usando uma conta de e-mail diferente e uma vez usando um sotaque escocês “muito ruim” ao telefone.
Esta história é uma das muitas que ouvi de pessoas que tomaram a mesma decisão poderosa que tomei no início da minha carreira: criar um assistente falso.
Hoje, administro um negócio de sucesso que gera cerca de US$ 18 mil em renda passiva mensal, de acordo com meus cálculos a partir dos depósitos de um mês recente, e trabalho apenas quatro horas por dia. Mas em 2009, eu abandonei a faculdade com US$ 50.000 em empréstimos estudantis, tentando construir um negócio de marketing de mídia social do zero.
Eu sabia que precisava de ajuda para gerenciar minha crescente carga de trabalho, mas não tinha condições de contratar ninguém. Foi quando descobri o método do falso assistente.
Pode parecer pouco convencional, mas olhando para trás, foi a melhor decisão de negócios que já tomei.
Eu estava me afogando em tarefas administrativas
Nos primeiros dias do meu negócio, notei alguns padrões. Os clientes em potencial tentariam agendar ligações a qualquer hora, negociar preços ou esperar respostas imediatas a todos os e-mails. Eu estava me afogando em tarefas administrativas em vez de me concentrar no trabalho gerador de receitas.
Dizer “não” parecia impossível, pois um novo empresário, mas precisava de limites. “Se eu tivesse um assistente”, pensei.
De repente, percebi que, como a maior parte do meu trabalho acontecia digitalmente, não importava se eu respondia aos e-mails de clientes em potencial como eu mesmo ou como outra pessoa.
Se eu tivesse outra pessoa para responder aos e-mails, poderia começar a estabelecer um novo padrão, cobrando mais dinheiro e responsabilizando-me pelo crescimento do meu negócio. Foi quando contratei minha falsa assistente, Olivia.
Olivia apresentou resultados notáveis imediatamente
Criei um endereço de e-mail profissional para Olivia. Então comecei a enviá-la em cópia para todas as comunicações do cliente para lidar com tarefas como agendamento de chamadas e envio de faturas.
Esta pequena mudança teve um impacto imediato. Quando os clientes queriam agendar uma reunião, em vez de ficar indo e voltando consumindo meu dia, Olivia intervinha: “A agenda de Amy está reservada para as próximas duas semanas, mas posso oferecer terça-feira às 14h, horário do leste dos EUA.”
Os resultados foram notáveis. Clientes respeitei mais meu tempo, aceitei prontamente meus preços e tratei meu negócio de maneira mais profissional.
Este método não tem a ver com engano – trata-se de criar sistemas que permitam o crescimento do seu negócio.
O verdadeiro poder de um assistente falso
Você pode estar pensando o óbvio: “Mas Amy, você ainda está fazendo todo esse trabalho sozinha. Qual é a diferença?”
Aqui está o que aprendi sobre como até mesmo um falso assistente, que na verdade é você, pode transformar seu negócio:
- Ajuda a estabelecer limites melhores. Ter um assistente oferece uma proteção para proteger seu tempo e energia. Quando um cliente deseja agendar uma ligação de última hora, seu assistente pode recusar educadamente, sem tornar isso pessoal. Ao responder como você mesmo, você pode sentir uma sensação de obrigação e achar mais difícil diga “não”.
- Ele posiciona seu negócio de forma mais profissional. Os clientes tratam você de maneira diferente quando observam a eficiência em ação. Isso é o que uma grande equipe pode fazer por você. E mesmo um temporariamente falso pode ajudar, resultando em melhores taxas e mais respeito pelo seu tempo.
- Força você a criar sistemas eficientes e transferíveis. Quando você age como se tivesse um assistente, você está criando, testando e refinando processos, fluxos de trabalho e infraestrutura que alguém poderia facilmente intervir e replicar em seu nome. Essa preparação tornou infinitamente mais fácil integrar e treinar ajuda real quando eu finalmente pude pagar.
- Isso me preparou para delegar. Quando contratei um assistente de verdade, eu tinha uma compreensão clara de exatamente em que precisava de ajuda, como delegar com eficácia, como administrar meu tempo e como administrar meu negócio sem problemas.
Minhas 3 principais dicas para contratar um assistente falso
Se você está considerando esse método, aqui estão algumas dicas profissionais:
- Não use isso como muleta. O objetivo é construir sistemas que o ajudem a crescer, e não criar trabalho extra. Mantenha-o simples e profissional.
- Lembre-se do objetivo final. Este é um trampolim para contratar ajuda real, não uma solução permanente.
- Acompanhe seu tempo no “modo administrador”. Ao perceber quanto tempo essas tarefas administrativas levam, você terá uma ideia tangível de qual nível de assistente precisará contratar em um futuro próximo e por quantas horas.
Foi meu primeiro passo para o sucesso
Contratar Olivia significou mais do que apenas ter uma pessoa alegre e organizada com um endereço de e-mail. Foi meu primeiro passo para construir um negócio escalável. Hoje, tenho membros reais da equipe me ajudando a gerenciar meu canal no YouTube, livros e negócios de coaching.
O método do falso assistente me ensinou lições muito reais e cruciais sobre como valorizar meu tempo, estabelecer limites profissionais e criar sistemas para crescimento.
Também me ajudou a descobrir em primeira mão que às vezes as melhores decisões de negócios são aquelas que parecem um pouco incomuns à primeira vista.
Amy Landino é treinador de marca pessoal e criador premiado da AmyTV no YouTube. Ela é instrutora do curso online da CNBC Como ganhar renda passiva online. Siga-a Instagram.
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